Disfunctionerende medewerker: wat kun je doen?

Een medewerker functioneert niet zoals je had gehoopt. Taken blijven liggen, afspraken worden niet nagekomen of het niveau sluit niet aan bij wat de functie vraagt. Misschien heb je het al een paar keer voorzichtig benoemd, maar verandert er weinig.

Voor veel mkb-werkgevers is dit lastig. Je wilt niet te hard zijn, maar je kunt het probleem ook niet blijven negeren. Zeker niet als collega’s extra werk opvangen, klanten iets merken of de sfeer onder druk komt te staan.

Bij disfunctioneren is het belangrijk om op tijd duidelijk te zijn. Niet om meteen naar ontslag toe te werken, maar juist om iemand een eerlijke kans te geven om te verbeteren.

Wat is disfunctioneren?

Disfunctioneren betekent niet dat iemand een keer een fout maakt of een mindere periode heeft. Het gaat om structureel onvoldoende functioneren. Bijvoorbeeld omdat iemand het werk niet goed uitvoert, afspraken niet nakomt, onvoldoende zelfstandig werkt of niet voldoet aan de eisen van de functie.

Belangrijk is dat je het concreet maakt. “Het gaat niet goed” is te vaag. Benoem wat je ziet, welk gedrag of resultaat je verwacht en wat het effect is op het team, de klant of de organisatie.

Hoe concreter je bent, hoe groter de kans dat de medewerker begrijpt wat er moet veranderen.

Begin met een eerlijk gesprek

Veel werkgevers wachten te lang met het voeren van een duidelijk gesprek. Vaak vanuit goede bedoelingen: je wilt iemand niet kwetsen, je hoopt dat het vanzelf beter wordt of je vindt het lastig om kritiek te geven. En laten we eerlijk zijn: niemand heeft echt zin in dit soort gesprekken, dus uitstel komt ook vaak voor.

Toch is uitstellen het ergste wat je voor jullie beide kan doen. De medewerker krijgt dan geen echte kans om te verbeteren en jij bouwt ondertussen frustratie op.

Plan daarom een gesprek zodra je merkt dat het probleem terugkomt. Bespreek wat je ziet, geef voorbeelden en vergeet vooral niet naar de kant van de medewerker te vragen. Soms speelt er iets wat je nog niet wist. Denk aan onduidelijke verwachtingen, te weinig begeleiding, privéomstandigheden, werkdruk of een mismatch met de functie.

Een goed gesprek is duidelijk en respectvol.

Maak afspraken over verbetering

Als het functioneren echt achterblijft, is alleen een gesprek meestal niet genoeg. Dan is het verstandig om afspraken vast te leggen in een verbeterplan.

Daarin zet je bijvoorbeeld:

wat er precies moet verbeteren;
welk niveau je verwacht;
welke ondersteuning je biedt;
welke termijn jullie afspreken;
wanneer jullie evalueren;
wat er gebeurt als verbetering uitblijft.

Een verbeterplan hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het moet vooral duidelijk zijn. De medewerker moet weten waar hij of zij aan toe is, en jij moet kunnen laten zien dat je zorgvuldig hebt gehandeld.

Vergeet je eigen rol als werkgever niet

Bij disfunctioneren wordt vaak vooral gekeken naar de medewerker. Maar als werkgever moet je ook kritisch naar je eigen kant kijken.

Was de functie duidelijk genoeg? Heeft de medewerker voldoende uitleg en begeleiding gekregen? Waren de doelen realistisch? Is er passende scholing aangeboden? En zijn de arbeidsomstandigheden op orde?

Als het functioneren achterblijft door te weinig begeleiding, onvoldoende scholing of onduidelijke verwachtingen, wordt het lastig om volledig naar de medewerker te wijzen.

Juist daarom is een zorgvuldig traject belangrijk. Niet alleen voor het dossier, maar ook om eerlijk te beoordelen waar het probleem echt zit.

Wat als verbetering uitblijft?

Soms verbetert het functioneren na duidelijke afspraken. Dan is het traject waardevol geweest en kun je samen verder.

Maar soms blijft verbetering uit. Dan moet je opnieuw kijken naar de situatie. Is de functie nog passend? Is herplaatsing mogelijk? Is er ander werk dat beter aansluit? Of is de conclusie dat doorgaan niet realistisch is?

Ontslag wegens disfunctioneren kan niet zomaar. Je moet kunnen laten zien dat de medewerker tijdig is aangesproken, voldoende kans heeft gekregen om te verbeteren en dat herplaatsing niet mogelijk is of niet logisch ligt.

Daarom is het belangrijk om het proces goed vast te leggen. Niet om kil of formeel te zijn, maar om zorgvuldig te blijven.

Wat gaat vaak mis?

Bij disfunctioneren zien we vaak dezelfde valkuilen terug:

problemen worden te lang niet besproken;
feedback blijft te algemeen;
gesprekken worden niet vastgelegd;
er is geen duidelijk verbeterplan;
de medewerker krijgt te weinig tijd of begeleiding;
ziekte, privéproblemen of werkdruk worden niet goed meegenomen;
er wordt te snel over ontslag gesproken.

Vooral dat laatste is belangrijk. Een disfunctioneringstraject is in de eerste plaats bedoeld om verbetering mogelijk te maken. Niet om achteraf te bewijzen dat iemand weg moet.

Disfunctionerende medewerker in het mkb

In een klein bedrijf valt disfunctioneren vaak sneller op. Eén medewerker kan veel invloed hebben op de planning, de werkdruk en de sfeer. Daardoor voelt het probleem al snel persoonlijk.

Juist dan helpt structuur. Door rustig te blijven, duidelijke afspraken te maken en gesprekken goed voor te bereiden, voorkom je dat het escaleert.

Je hoeft het niet harder te maken dan nodig is. Maar je moet het ook niet blijven doorschuiven.

Hoe Houts HR helpt

Bij Houts HR helpen we mkb-werkgevers bij disfunctioneren, verbetertrajecten en dossieropbouw. We denken mee over de juiste aanpak, bereiden gesprekken voor, sluiten aan bij de gesprekken indien gewenst en helpen bij het maken van een praktisch verbeterplan.

Ook kijken we mee naar het dossier: wat ligt er al vast, wat ontbreekt nog en welke stappen zijn verstandig?

Zo pak je disfunctioneren zorgvuldig aan, zonder onnodige poespas. Duidelijk voor de medewerker én overzichtelijk voor jou als werkgever. Meer lezen over arbeidsconflicten & dossieropbouw?

Heb je te maken met een disfunctionerende medewerker?

Wacht dan niet tot de situatie vastloopt. Hoe eerder je duidelijkheid geeft, hoe groter de kans dat er nog iets te verbeteren valt.

Wil je weten welke stappen verstandig zijn in jouw situatie? Neem gerust contact op met Houts HR. Dan kijken we praktisch met je mee.

Veelgestelde vragen

Wat is een disfunctionerende medewerker?

Een disfunctionerende medewerker is iemand die structureel niet voldoet aan wat redelijkerwijs van de functie verwacht mag worden. Het gaat dus niet om één fout, maar om terugkerende problemen in functioneren, gedrag of resultaat.

Moet ik altijd een verbetertraject starten?

Als je serieus verder wilt met disfunctioneren als reden voor vervolgstappen, is een verbetertraject meestal noodzakelijk. De medewerker moet een eerlijke kans krijgen om te verbeteren.

Hoe lang moet een verbetertraject duren?

Dat hangt af van de functie, het probleem en wat er verbeterd moet worden. Er is geen vaste standaard termijn die altijd geldt. Belangrijk is dat de termijn redelijk is en dat je tussentijds evalueert.

Wat moet er in een verbeterplan staan?

In een verbeterplan leg je vast wat er moet verbeteren, welk resultaat je verwacht, welke ondersteuning je biedt, wanneer jullie evalueren en wat de mogelijke vervolgstappen zijn.

Kan ik een medewerker ontslaan wegens disfunctioneren?

Dat kan niet zomaar. Je moet kunnen aantonen dat de medewerker onvoldoende functioneert, dat dit tijdig is besproken, dat er voldoende kans is gegeven om te verbeteren en dat herplaatsing niet mogelijk is of niet voor de hand ligt.

Wat als de medewerker ziek wordt tijdens het verbetertraject?

Dan moet je goed opletten. Disfunctioneren mag niet worden verward met ziekte of beperkingen. Schakel bij twijfel juridisch HR-advies in en betrek waar nodig de bedrijfsarts.

Kan Houts HR helpen met een verbetertraject?

Ja. Houts HR helpt bij het voorbereiden en voeren van gesprekken, het opstellen van een verbeterplan, het bewaken van het proces en het opbouwen van een zorgvuldig dossier. Neem contact op of lees meer over arbeidsconflicten & dossieropbouw.

Disfunctionerende medewerker: wat kun je doen als werkgever?