Salarishuis opzetten voor het MKB

Q: Is een salarishuis wettelijk verplicht?

Op dit moment is een afzonderlijk document met de titel salarishuis niet als zodanig verplicht. Volgens het wetsvoorstel voor de implementatie van de Europese richtlijn loontransparantie moeten werkgevers wel een objectief systeem voor functiewaardering en functie-indeling gebruiken. Het voorstel moet nog door de Eerste en Tweede Kamer worden goedgekeurd en is beoogd voor 1 januari 2027.

Hoe bepaal je welk salaris bij een functie past? Wanneer verdient een medewerker een verhoging? En hoe leg je uit waarom twee collega’s met vergelijkbaar werk niet precies hetzelfde verdienen?

Zolang een bedrijf klein is, worden salarissen vaak per medewerker bepaald. Naarmate de organisatie groeit ontstaan er gemakkelijk verschillen die moeilijk uit te leggen zijn.

Houts HR helpt MKB-bedrijven bij het opzetten van een duidelijk en praktisch salarishuis. We brengen functies in kaart, delen deze op een onderbouwde manier in en koppelen daar passende salarisschalen en doorgroeiafspraken aan.

Zo ontstaat een beloningsstructuur die eerlijker, beter uitlegbaar en makkelijker toepasbaar is. Niet alleen voor de directie of leidinggevenden, maar ook voor medewerkers en nieuwe sollicitanten.

Van losse salarisafspraken naar een duidelijke structuur

Veel werkgevers hebben geen bewust salarishuis ontworpen. De salarisstructuur is in de loop van de jaren vanzelf ontstaan.

De eerste medewerkers hebben ooit een salaris afgesproken met de ondernemer. Nieuwe collega’s zijn vervolgens aangenomen op basis van hun ervaring, onderhandelingspositie of het salaris dat zij bij een vorige werkgever ontvingen.

Iedere afzonderlijke beslissing kan op dat moment logisch zijn geweest. Toch kan het geheel na verloop van tijd onoverzichtelijk worden. Misschien verdient een nieuwe medewerker bijna hetzelfde als een ervaren collega, of zijn twee medewerkers met vergelijkbare verantwoordelijkheden heel verschillend ingeschaald.

Een salarishuis brengt deze afspraken samen in één herkenbare structuur. Hierdoor hoef je niet bij iedere nieuwe medewerker of salarisvraag opnieuw vanaf het begin te bepalen wat redelijk is.

Wat is een salarishuis?

Een salarishuis is een overzicht waarin functies of functieniveaus worden gekoppeld aan salarisschalen. Binnen iedere schaal wordt vastgelegd welke salarisruimte bij een functie hoort en hoe een medewerker zich binnen die schaal kan ontwikkelen.

Een goed salarishuis bestaat niet alleen uit een tabel met bedragen. Het moet ook duidelijk maken waarom een functie in een bepaalde schaal valt en welke criteria worden gebruikt om salarissen en verhogingen te bepalen.

Houts HR helpt om deze keuzes zorgvuldig vast te leggen. Daardoor ontstaat een systeem dat niet alleen op papier klopt, maar ook bruikbaar is bij sollicitaties, beoordelingsgesprekken en salarisbesprekingen.

Wat levert Houts HR op?

Het resultaat van het traject is een salarishuis dat is afgestemd op jouw organisatie. We brengen de relevante functies en niveaus in kaart en koppelen deze aan passende salarisschalen. Per schaal leggen we een minimum, een midden en een maximum vast.

Afhankelijk van de behoefte kan het traject onder andere bestaan uit:

functiegroepen en functieniveaus
een onderbouwde functie-indeling
salarisschalen met een minimum- en maximumbedrag
criteria voor inschaling van nieuwe medewerkers
afspraken over salarisgroei binnen een schaal
uitgangspunten voor promotie naar een hoger niveau
een analyse van de huidige salarissen
advies over medewerkers die buiten de nieuwe schalen vallen
een praktisch implementatie- en communicatieplan

We bespreken vooraf welke onderdelen jouw organisatie nodig heeft. Het doel is niet om het meest uitgebreide systeem te bouwen, maar om een structuur te maken die past bij de omvang en ontwikkeling van je bedrijf. Meer over ons HR-fundament.

Voor welke bedrijven is een salarishuis geschikt?

Een salarishuis is vooral waardevol voor bedrijven die groeien en merken dat salarisbeslissingen steeds lastiger worden. Misschien neem je regelmatig nieuwe medewerkers aan of stellen medewerkers steeds vaker vragen over salarisgroei en doorgroeimogelijkheden.

Ook wanneer leidinggevenden zelf salarisvoorstellen mogen doen, is een gezamenlijk kader belangrijk. Zonder duidelijke afspraken kan iedere leidinggevende andere criteria gebruiken.

Je hoeft geen groot bedrijf te zijn. Ook kleinere werkgevers kunnen kiezen voor een compacte structuur met enkele functiegroepen en salarisschalen.

Wanneer is het tijd om een salarishuis op te zetten?

Een salarisstructuur is meestal aan verbetering toe wanneer beslissingen vooral op gevoel worden genomen. Misschien kun je niet goed uitleggen waarom een functie een bepaald salaris heeft, of je merkt dat bij iedere nieuwe sollicitant opnieuw wordt onderhandeld.

Ook grote verschillen tussen medewerkers met vergelijkbaar werk kunnen aanleiding zijn. Verschillen kunnen samenhangen met ervaring, verantwoordelijkheid of prestaties, maar je moet als werkgever kunnen uitleggen welke objectieve redenen aan een verschil ten grondslag liggen.

Door een salarishuis op te zetten voordat deze situaties escaleren, creëer je duidelijkheid en voorkom je dat nieuwe beslissingen de bestaande verschillen verder vergroten.

Salarishuis en loontransparantie

Een goed salarishuis wordt extra belangrijk door de aankomende regels over loontransparantie. Het Nederlandse wetsvoorstel ligt op dit moment bij de Tweede Kamer. Als het voorstel wordt aangenomen, is het de bedoeling dat de nieuwe regels op 1 januari 2027 ingaan.

Werkgevers moeten dan onder meer een objectief systeem gebruiken voor het waarderen en indelen van functies. Ook moeten zij kunnen uitleggen op basis van welke criteria lonen en salarisverhogingen worden bepaald.

Volgens het huidige voorstel moeten sollicitanten vooraf informatie krijgen over het startsalaris of de salarisschaal van een functie. Werkgevers mogen dan niet meer vragen naar het eerder verdiende salaris.

De precieze Nederlandse regels kunnen tijdens de behandeling van het wetsvoorstel nog veranderen. Toch is het verstandig om niet te wachten tot de wet definitief in werking treedt. Een praktisch salarishuis helpt je om je hierop voor te bereiden. Lees ook ons artikel over de Wet loontransparantie voor het MKB.

Een eerlijk salarishuis betekent niet dat iedereen hetzelfde verdient

Een transparante beloningsstructuur betekent niet dat alle medewerkers met dezelfde functietitel automatisch hetzelfde salaris moeten ontvangen. Binnen een salarisschaal kan ruimte bestaan voor verschillen op basis van ervaring, deskundigheid, prestaties of zwaardere verantwoordelijkheden.

Het is wel belangrijk dat deze criteria vooraf duidelijk zijn en op een consistente manier worden toegepast. Houts HR helpt je om onderscheid te maken tussen uitlegbare salarisverschillen en verschillen waarvoor geen duidelijke onderbouwing bestaat.

Zo zetten we een salarishuis op

1. Kennismaking en inventarisatie

We beginnen met een gesprek over je organisatie, de huidige functies en de manier waarop salarissen nu worden bepaald. Ook bekijken we of er een cao of andere externe beloningsstructuur van toepassing is.

2. Functies en niveaus in kaart brengen

We brengen de functies binnen de organisatie in beeld. Daarbij kijken we niet alleen naar functietitels, maar ook naar verantwoordelijkheden, zelfstandigheid en invloed op het bedrijf.

3. Functies waarderen en indelen

Functiewaardering gaat over de functie zelf en niet over de persoon die de functie op dat moment uitvoert. Op basis van objectieve criteria delen we functies in functiegroepen of niveaus in.

4. Salarisschalen bepalen

Aan de functie-indeling koppelen we salarisschalen met een ondergrens en bovengrens. Bij het vaststellen van de bedragen kijken we naar de financiële mogelijkheden van de organisatie, bestaande salarissen en de arbeidsmarkt.

5. Afspraken over inschaling en salarisgroei

We leggen vast hoe nieuwe medewerkers worden ingeschaald en wanneer iemand binnen de schaal kan doorgroeien. Ook maken we duidelijk wat nodig is om door te groeien naar een hoger functieniveau.

6. Huidige salarissen analyseren

We vergelijken de nieuwe structuur met de huidige salarissen en brengen in kaart welke keuzes mogelijk zijn. Houts HR helpt om een realistisch plan te maken. Niet iedere afwijking hoeft in één keer te worden opgelost.

7. Invoering en communicatie

Een nieuw salarishuis kan vragen oproepen. Medewerkers willen weten in welke schaal zij vallen en wat het systeem betekent voor hun toekomstige salaris. Wij helpen je om het salarishuis zorgvuldig te introduceren en leidinggevenden voor te bereiden op gesprekken over functie-indeling, salaris en doorgroei.

Wat doen we met bestaande salarisverschillen?

Het opzetten van een salarishuis maakt bestaande verschillen zichtbaar. Een medewerker kan onder het minimum van de nieuwe schaal vallen of boven het maximum verdienen. Het salaris hoeft daardoor niet automatisch te worden verlaagd.

Houts HR brengt de mogelijke oplossingen in kaart en helpt je om keuzes te maken die zorgvuldig, uitlegbaar en financieel haalbaar zijn.

Salarishuis en functieprofielen

Een salarishuis werkt het beste wanneer duidelijk is wat medewerkers binnen iedere functie moeten doen. Wanneer functieprofielen ontbreken of verouderd zijn, kan het lastig zijn om functies objectief te vergelijken.

Waar nodig kunnen we functieprofielen aanvullen of opnieuw opstellen. De profielen hoeven niet ieder klein onderdeel vast te leggen, maar moeten vooral de kern en zwaarte van de functie duidelijk maken.

Heb je al salarisschalen?

Misschien bestaan er al salarisschalen, maar worden deze niet consequent gebruikt. Houts HR kan de bestaande structuur beoordelen en verbeteren. We bekijken of de bedragen nog passen, of functies logisch zijn ingedeeld en of de criteria voor salarisgroei voldoende duidelijk zijn.

Je hoeft dus niet altijd volledig opnieuw te beginnen. Wanneer de basis goed is, bouwen we daarop voort.

Salarishuis bij een cao

Wanneer je organisatie onder een cao valt, zijn er mogelijk al afspraken over functies, salarisschalen en periodieke verhogingen. Een eigen salarishuis mag niet in strijd zijn met deze cao-afspraken.

Houts HR begint met het beoordelen van de cao en de ruimte die deze biedt. Vervolgens ontwikkelen we een structuur die aansluit op de verplichte afspraken en tegelijkertijd werkbaar is binnen jouw organisatie.

Een salarishuis is geen eenmalig document

Functies veranderen, salarissen op de arbeidsmarkt ontwikkelen zich en je organisatie groeit. Daarom is het verstandig om het salarishuis periodiek te controleren.

Houts HR kan het salarishuis na oplevering blijven onderhouden. Dat kan als losse opdracht, via een strippenkaart of als onderdeel van structurele HR-ondersteuning.

Waarom Houts HR je salarishuis opzet

Een salarishuis raakt aan financiën, werkgeverschap, arbeidsrecht en de manier waarop medewerkers hun waardering binnen de organisatie ervaren. Houts HR helpt je om functies, verantwoordelijkheden en doorgroeimogelijkheden helder te krijgen.

Daarbij houden we rekening met de praktijk van het MKB. Het salarishuis moet voldoende professioneel en onderbouwd zijn, maar mag geen ingewikkeld systeem worden dat alleen door een gespecialiseerde HR-afdeling kan worden gebruikt.

Wat kost het opzetten van een salarishuis?

De kosten hangen af van de omvang en complexiteit van de organisatie. Een compact salarishuis met een beperkt aantal functies vraagt minder werk dan een structuur voor een organisatie met meerdere teams en sterk uiteenlopende functies.

Na een vrijblijvende kennismaking bepalen we welke stappen nodig zijn. Vervolgens ontvang je een duidelijke prijsopgave voor het traject.

Klaar voor een duidelijk en uitlegbaar salarisbeleid?

Een goed salarishuis geeft houvast bij het aannemen, belonen en laten doorgroeien van medewerkers. Je hoeft niet langer bij iedere salarisvraag opnieuw te onderhandelen of op gevoel te bepalen wat passend is.

Wil je dat Houts HR een salarishuis voor je opzet of je bestaande salarisstructuur beoordeelt? Plan dan een vrijblijvende kennismaking. We bespreken waar je nu tegenaan loopt, welke structuur bij je bedrijf past en hoe we het traject praktisch kunnen aanpakken.

Veelgestelde vragen over een salarishuis opzetten

Wat is het verschil tussen een salarishuis en salarisschalen?

Salarisschalen zijn de financiële bandbreedtes waarbinnen medewerkers worden betaald. Een salarishuis is breder. Het bevat ook de functie-indeling, onderbouwing van de schalen en afspraken over inschaling, salarisgroei en doorgroei.

Vanaf hoeveel medewerkers is een salarishuis interessant?

Er geldt geen vast minimum. Een salarishuis wordt vooral waardevol zodra je meerdere functies hebt, regelmatig nieuwe medewerkers aanneemt of merkt dat salarisbeslissingen moeilijk uit te leggen zijn. Ook kleinere bedrijven kunnen beginnen met een compacte structuur.

Is een salarishuis wettelijk verplicht?

Op dit moment is een afzonderlijk document met de titel ‘salarishuis’ niet als zodanig verplicht. Volgens het wetsvoorstel voor de implementatie van de Europese richtlijn loontransparantie moeten werkgevers wel een objectief systeem voor functiewaardering en functie-indeling gebruiken. Het voorstel moet nog door de Eerste en Tweede Kamer worden goedgekeurd en is beoogd voor 1 januari 2027.

Moeten alle salarissen binnen dezelfde functie gelijk zijn?

Nee. Salarisverschillen kunnen mogelijk worden onderbouwd met objectieve criteria, zoals relevante ervaring, verantwoordelijkheden, vaardigheden of prestaties. Het is belangrijk dat deze criteria duidelijk zijn en consequent worden toegepast.

Moeten bestaande salarissen direct worden aangepast?

Niet altijd. Eerst wordt bekeken hoe bestaande salarissen zich verhouden tot de nieuwe schalen en waardoor afwijkingen zijn ontstaan. Daarna kan een geleidelijk en financieel haalbaar plan worden gemaakt.

Kan het salaris van een medewerker worden verlaagd?

Een bestaand salaris kan niet zomaar eenzijdig worden verlaagd omdat een medewerker boven de nieuwe salarisschaal uitkomt. In zo’n situatie moet zorgvuldig worden bekeken welke afspraken gelden en hoe toekomstige salarisontwikkeling wordt behandeld.

Kunnen jullie ook functieprofielen maken?

Ja. Wanneer actuele functieprofielen nodig zijn om functies goed te waarderen en in te delen, kan Houts HR deze opstellen of bestaande profielen verbeteren.

Houden jullie rekening met een cao?

Ja. Wanneer een cao van toepassing is, beoordelen we eerst welke functie- en salarisafspraken verplicht gelden. Het salarishuis wordt vervolgens binnen die kaders ontwikkeld.

Helpt een salarishuis bij loontransparantie?

Ja. Een salarishuis maakt inzichtelijk welke functies vergelijkbaar zijn, welke salarisbandbreedtes gelden en op basis van welke criteria medewerkers worden ingeschaald of doorgroeien. Dat helpt werkgevers om salarisbeslissingen beter te onderbouwen en uit te leggen.

Hoe lang duurt het opzetten van een salarishuis?

De doorlooptijd hangt af van het aantal functies, de kwaliteit van de beschikbare informatie en de snelheid waarmee keuzes kunnen worden gemaakt. Na de inventarisatie geeft Houts HR een inschatting van de planning en benodigde werkzaamheden.